یکی از مهمترین مشکلات و چالشهای پیش روی مدیران شرکتها و موسسات دولتی و خصوصی، نحوه مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد یک مجموعه و افزایش بهرهوری آن مجموعه میباشد. سهل انگاری در انتخاب روش مناسب در این امر میتواند به یکی از معضلات اصلی آنان در تصمیمگیری و در پی آن اتلاف منابع انسانی و مالی مبدل شود. روش های مرسوم مبتنی بر یادداشتهای کاغذی و مکاتبات اداری و یا پیگیریهای تلفنی و Email، هیچکدام نمیتواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعه کارآمد و هدفمند باشد.
بکارگیری سیستمهای مبتنی بر فنآوری اطلاعات از دیر باز جزو اصلیترین راهکارها برای رفع این مشکل محسوب میشد اما اغلب اینگونه سیستمها (که به سیستمهای مدیریت پروژه و یا اتوماسیون اداری موسومند)، بدلیل پیچیدگیهای فراوان در بکارگیری و یا عدم تطابق با نیازهای روزمره و عمومی نتوانستند برای حل این مشکل مهم مدیران نقشی کلیدی ایفاء کنند.
